Gustavo Morales
Reuniones y tiempo
La
eficacia de una reunión no depende de la abundancia de tiempo sino del uso que
se hace del mismo. Las reuniones han de comenzar a la hora a que han sido
convocadas. El goteo, gente llegando a diversas horas, es típico de las
tertulias, no de las reuniones. Se abren puntualmente aunque sólo haya un
asistente.
Es
importante señalar a qué hora empieza la reunión y a qué hora termina. Más allá
de una hora y media de duración, debilita la concentración de los asistentes,
que cae vertiginosamente al cabo de dos horas.
Malas reuniones.
Una
reunión mal organizada o mal llevada suele dar lugar a alguno de los siguientes
síndromes que la hacen totalmente ineficaz.
- Síndrome del brasero: Mucha gente es convocada para llenar sillas y dar un falso aspecto de
grupo masivo. Para evitar asistencias multitudinarias, con el consiguiente
déficit de atención es necesario determinar quién es verdaderamente necesario
en la reunión para el tema de que se va a tratar y quién sobra.
- Síndrome de la telaraña: Por falta de liderazgo efectivo o por la tendencia españolísima a la
tertulia, las reuniones se pierden en asuntos irrelevantes y se convierten en
una charla sin tema central definido. El convocante debe evitar cualquier
tema que distraiga la atención del motivo concreto de la reunión. Si
tenemos que realizar, las mismas personas, reuniones sobre distintos temas, se
pueden englobar en un solo encuentro que no dure más de dos horas, tiempo
máximo que se puede mantener la atención de los asistentes.
- La noria: A menudo,
al finalizar la reunión, no se ha llegado a ninguna conclusión. Es necesario
acostumbrarse a definir las propuestas por escrito y comprobar la utilidad de
la reunión, resumiendo en voz alta cuáles han sido los problemas
enfrentados y cuáles las soluciones aportadas por los asistentes.
- El goteo: Muchas
reuniones se interrumpen constantemente por llamadas desde el exterior a
algunas personas o por la llegada demorada de otras, rompiendo la concentración
en torno al tema a tratar. Hay que buscar una hora tranquila y, tras un margen
de cortesía de 15 minutos, cerrar la puerta a cal y canto dejando en el
exterior de ésta una nota imperativa: "Reunión, no molestar excepto en
caso de incendio". Por supuesto, los teléfonos móviles apagados.
¿Qué hacer?
Cuando
confiamos una tarea a una persona o grupo, debemos facilitar todos los
antecedentes de la misma necesarios para su análisis y ejecución, así como una
relación de contactos que puedan resultar útiles. El jefe debe también asesorar
con un esquema o plan de trabajo. Es importante hacer llegar, con tiempo, el orden
del día de lo que se va a tratar en la reunión para que los convocados
vengan ya preparados y no se lleven sorpresas. El orden del día puede tener
tantos puntos como queramos pero pierde operatividad a partir de los seis
asuntos.
1.- Ir al grano: No intentes evadir el problema fundamental. Ve directamente al objetivo
de la reunión o entrevista sin perder tiempo. Cuando el motivo es echar una
bronca, evita los prólogos, sólo sirven para incrementar la tensión.
2.- Describir correctamente la situación: Concretar y evitar los juicios de valor. Exponer la
línea fundamental y los factores que la atañen de mayor a menor.
3.- Escuchar: Anima al militante a exponer su visión del caso, eso le aportará datos
adicionales sobre el tema y servirá para que los presentes reflexionen sobre
las circunstancias. Haz preguntas abiertas. Mejor que "¿te gusta el nuevo
sistema que usamos" es preguntar "¿qué piensas del nuevo
sistema?". No interrumpas a quien habla excepto si se aleja del tema
tratado.
4.- Consenso sobre la causa y búsqueda de la solución: Si los militantes aceptan que existe un problema o una
necesidad de actuación, la mitad del trabajo está hecho. La falta de motivación
se corrige haciendo la tarea más estimulante. Una bronca separa a los
interlocutores, la invitación a participar en la búsqueda de la solución
elimina cualquier resistencia.
5.- Hacer un resumen: Al finalizar la reunión, pide a algún asistente que haga una sinopsis
de la misma para lograr una coincidencia total en los asuntos tratados. Si el
problema persiste, las reuniones anteriores fueron un fracaso, analízalas y
corrige las causas que dieron lugar a la ineficacia en la resolución. Es
importante que los responsables sepan impartir las instrucciones correctamente.
Es decir, hay que ser prácticos y eficaces.
Capítulo 7 del Manual para rebeldes de Gustavo Morales
