Reuniones, un manual

Gustavo Morales               

Las reuniones son un instrumento de organización y de integración del equipo. Las reuniones dentro de la organización suponen una gran parte del tiempo de actividad, así como la base precedente y necesaria de la acción coordinada. Sin embargo, pese a su necesidad, las reuniones suponen una indudable pérdida de tiempo y resultan ineficaces por diferentes factores si no se hacen con método.

Reuniones y tiempo

La eficacia de una reunión no depende de la abundancia de tiempo sino del uso que se hace del mismo. Las reuniones han de comenzar a la hora a que han sido convocadas. El goteo, gente llegando a diversas horas, es típico de las tertulias, no de las reuniones. Se abren puntualmente aunque sólo haya un asistente.

                Es importante señalar a qué hora empieza la reunión y a qué hora termina. Más allá de una hora y media de duración, debilita la concentración de los asistentes, que cae vertiginosamente al cabo de dos horas.

Malas reuniones.

Una reunión mal organizada o mal llevada suele dar lugar a alguno de los siguientes síndromes que la hacen totalmente ineficaz.

- Síndrome del brasero: Mucha gente es convocada para llenar sillas y dar un falso aspecto de grupo masivo. Para evitar asistencias multitudinarias, con el consiguiente déficit de atención es necesario determinar quién es verdaderamente necesario en la reunión para el tema de que se va a tratar y quién sobra.

- Síndrome de la telaraña: Por falta de liderazgo efectivo o por la tendencia españolísima a la tertulia, las reuniones se pierden en asuntos irrelevantes y se convierten en una charla sin tema central definido. El convocante debe evitar cualquier tema que distraiga la atención del motivo concreto de la reunión. Si tenemos que realizar, las mismas personas, reuniones sobre distintos temas, se pueden englobar en un solo encuentro que no dure más de dos horas, tiempo máximo que se puede mantener la atención de los asistentes.

- La noria: A menudo, al finalizar la reunión, no se ha llegado a ninguna conclusión. Es necesario acostumbrarse a definir las propuestas por escrito y comprobar la utilidad de la reunión, resumiendo en voz alta cuáles han sido los problemas enfrentados y cuáles las soluciones aportadas por los asistentes.

- El goteo: Muchas reuniones se interrumpen constantemente por llamadas desde el exterior a algunas personas o por la llegada demorada de otras, rompiendo la concentración en torno al tema a tratar. Hay que buscar una hora tranquila y, tras un margen de cortesía de 15 minutos, cerrar la puerta a cal y canto dejando en el exterior de ésta una nota imperativa: "Reunión, no molestar excepto en caso de incendio". Por supuesto, los teléfonos móviles apagados.

¿Qué hacer? 

Cuando confiamos una tarea a una persona o grupo, debemos facilitar todos los antecedentes de la misma necesarios para su análisis y ejecución, así como una relación de contactos que puedan resultar útiles. El jefe debe también asesorar con un esquema o plan de trabajo. Es importante hacer llegar, con tiempo, el orden del día de lo que se va a tratar en la reunión para que los convocados vengan ya preparados y no se lleven sorpresas. El orden del día puede tener tantos puntos como queramos pero pierde operatividad a partir de los seis asuntos.

1.- Ir al grano: No intentes evadir el problema fundamental. Ve directamente al objetivo de la reunión o entrevista sin perder tiempo. Cuando el motivo es echar una bronca, evita los prólogos, sólo sirven para incrementar la tensión.

2.- Describir correctamente la situación: Concretar y evitar los juicios de valor. Exponer la línea fundamental y los factores que la atañen de mayor a menor.

3.- Escuchar: Anima al militante a exponer su visión del caso, eso le aportará datos adicionales sobre el tema y servirá para que los presentes reflexionen sobre las circunstancias. Haz preguntas abiertas. Mejor que "¿te gusta el nuevo sistema que usamos" es preguntar "¿qué piensas del nuevo sistema?". No interrumpas a quien habla excepto si se aleja del tema tratado.

4.- Consenso sobre la causa y búsqueda de la solución: Si los militantes aceptan que existe un problema o una necesidad de actuación, la mitad del trabajo está hecho. La falta de motivación se corrige haciendo la tarea más estimulante. Una bronca separa a los interlocutores, la invitación a participar en la búsqueda de la solución elimina cualquier resistencia.

5.- Hacer un resumen: Al finalizar la reunión, pide a algún asistente que haga una sinopsis de la misma para lograr una coincidencia total en los asuntos tratados. Si el problema persiste, las reuniones anteriores fueron un fracaso, analízalas y corrige las causas que dieron lugar a la ineficacia en la resolución. Es importante que los responsables sepan impartir las instrucciones correctamente. Es decir, hay que ser prácticos y eficaces.

Capítulo 7 del Manual para rebeldes de Gustavo Morales